Los organizadores de eventos optan cada vez más por la adopción de criterios innovadores para potenciar ferias populares, reuniones y encuentros. Accesibilidad, tecnología, uso y análisis de datos para que tu evento sea inteligente.
Si pensaste que adquirir tu entrada de manera virtual, leer a través de un QR una agenda de actividades, o que la transmisión vía streaming convertía un evento tradicional en innovador, es hora de que sepas que hay mucho más por conocer. Las empresas encargadas de la organización de eventos se encuentran atravesando un período de importante crecimiento tras la pandemia de COVID-19, momento bisagra que impulsó la digitalización de muchas áreas, incluso la de los eventos. En este marco, los “Eventos Inteligentes” se posicionan como una nueva forma de vincularse, fomentando actividades que integran turismo, ocio, cultura y tecnologías, junto con la detección de oportunidades a partir de la aplicación de las tecnologías como clave diferencial.
Ahora bien, el cambio de paradigma en la organización de eventos no solo tiene que ver con la implementación de innovaciones tecnológicas. Por el contrario, se trata de utilizar nuevas herramientas con el fin de observar oportunidades a fin de generar inteligencia. En este sentido, el Instituto Valenciano de Tecnologías Turísticas (Invat·tur), sostiene que un evento inteligente es un “nodo de información” (Guía Resumen – Manual de Implementación “Festival Inteligente”). De este modo, explica que se trata de un espacio en donde se mejora la gestión a partir de la sinergia entre asistentes y organizadores. Sin dudas, la correcta e inteligente utilización de los datos generados en estos entornos, se traduce en beneficios (internos como externos), impactando positivamente en la experiencia del visitante y en el espacio de vinculación.
Claves de un Evento Inteligente
Si pensamos en las 6 características básica que debería tener un evento para ser “inteligente”, debemos mencionar:
- Generación e interrelación de datos: avanzar en la recopilación y análisis de datos de asistentes (perfiles), demandas y flujos de información (a través de las TICs), es fundamental para adaptar la oferta cultural y mejorar la experiencia del usuario.
- TIC (tecnologías de la información y las comunicaciones): la implementación de herramientas digitales de gestión y analítica proporciona información útil para la toma de decisiones, optimizando recursos, uso de datos y servicios (QR, Linktree, etc.).
- Sostenibilidad: la preocupación por el medio ambiente es esencial. Así, la implementación de medidas enfocadas en la sostenibilidad, son vitales para minimizar el impacto ambiental, no solo en el evento, sino también para la divulgación de acciones en esa línea.
- Accesibilidad: garantizar la accesibilidad es fundamental para una buena experiencia del asistente, además de ser requisitos éticos y legales. La accesibilidad motora para quienes necesiten rampas o ascensores, o bien el lenguaje de señas o el subtitulado en tiempo real para la comprensión de contenidos, potencian la accesibilidad.
- Gobernanza: la articulación entre los organizadores del evento y los gestores del destino, es clave para que el éxito se refleje tanto en el evento como en el destino que lo anfitriona (acciones que potencien el turismo local y regional).
- Innovación: aplicación de herramientas y tecnologías innovadoras para dinamizar las acciones e ideas propuestas en el evento.
Necesidades, acciones y desafíos
Gabriel Comparato es investigador posdoctoral por la Universidad Nacional de La Plata y Universidad Nacional de Mar del Plata, y se encuentra trabajando en una investigación sobre la gestión inteligente del patrimonio turístico, en el marco del Programa Iberoamericano de Ciencia y Tecnología (CYTED). “Es importante identificar el potencial que surge al trabajar las celebraciones y fiestas populares bajo un contexto inteligente, no solo por el gran arraigo que tienen tales festividades en los territorios, sino también por la concentración de los impactos en espacios y tiempos muy focalizados o reducidos”.
Comparato es panelista en el 23ª Congreso Internacional de la Asociación Española de Expertos Científicos en Turismo (AECIT) en torno a : “La digitalización en turismo: oportunidades y desafíos para el sector”. Allí, planteó los desafíos de pensar las transformaciones reconociendo brechas digitales y desigualdades en América Latina, buscando una mayor participación de las partes interesadas para definir la hoja de ruta de los DTI. “Se necesita fortalecer la semántica de los datos, y trabajar no solo a nivel destino, sino la planificación inteligente aplicada, como es el caso de productos o eventos inteligentes”.
La Feria Internacional de Destinos Inteligentes (FIDI) ha implementado diversas acciones en esta línea. La FIDI, creada por el Instituto Ciudades del Futuro (ICF) de Argentina, entidad líder en el movimiento e implementación del modelo de destino turístico inteligente en América, lleva realizadas dos Ferias, y acaba de lanzar la 3era Edición para marzo del 2025 en Bonito, Brasil. En esta oportunidad, la FIDI presentará su innovadora aplicación, diseñada para mejorar la experiencia de los asistentes, la cual permitirá acceder a la agenda completa del evento, facilitando la selección y programación de conferencias y visitas técnicas, además de ofrecer beneficios y descuentos exclusivos.
“Estamos muy contentos de poder anunciar que los participantes podrán disfrutar de un itinerario personalizado que les ayudará a descubrir las increíbles experiencias que Bonito tiene para ofrecer de acuerdo con sus intereses, a través de un planificador turístico inteligente impulsado por inteligencia artificial”, señaló Marcelo Funes, Director de Innovación del ICF. Además, destacó que “la tecnología no sólo enriquecerá la experiencia de los asistentes, sino que también optimizará la recolección de datos y la elaboración de reportes detallados en tiempo real, los cuales interoperarán con el Sistema de Inteligencia Turística del destino”.
Cabe mencionar, que la aplicación también incluye un mapa inteligente para localizar fácilmente todas las ubicaciones clave del evento y un chatbot disponible las 24 horas para resolver dudas al instante.
“Queremos aplicar el modelo DTI a todo producto turístico que se desarrolle en un destino”, sostiene Gonzalo La Rosa, Director del ICF. “En este sentido, los eventos, ferias populares y congresos, son muy importantes a la hora de desarrollar el turismo y desestancinalizarlo, poniendo el foco en los ejes del modelo, para lograr eventos inclusivos, accesibles y tecnológicos, pero que a la vez generen datos para confirmar el impacto en el desarrollo turístico de los destinos”. En relación al concepto “evento inteligente”, La Rosa señala que la “FIDI es un evento inteligente, pero no solo por la tecnología que exhibe o implementa, sino que también incluye una visión transversal de la sostenibilidad, ya que trata de incluirla en todos sus ámbitos y procesos”.
La implementación de este modelo de trabajo redunda en la mejora de la experiencia del visitante a raíz de la personalización y la optimización de servicios Por otra parte, los beneficios resultan tangibles para el territorio, ya que los eventos contribuyen al desarrollo económico y cultural del destino, generando empleo y promoviendo el turismo. Cabe mencionar, que al priorizar la calidad de la experiencia por sobre la cantidad de asistentes, se aumenta la competitividad y la percepción positiva del evento.
El modelo de Festival/Evento Inteligente que propone INVATTUR busca avanzar hacia una forma de gestionar estos espacios, y los destinos que los anfitrionan, basada en el uso de datos para tomar decisiones informadas, para que se puedan desarrollar sinergias. De este modo, se trabaja en la creación de patrones de análisis, predicción y estrategias que permitan un ciclo de mejora continua.
A modo de conclusión, los eventos inteligentes representan una oportunidad única para transformar la forma en que se organizan este tipo de encuentros, integrando la tecnología de manera efectiva para generar valor, mejorando la sostenibilidad y ofreciendo experiencias únicas.